Aviso de privacidad

Última actualización: 5 de octubre de 2026

Este aviso de privacidad explica cómo Zaaz Technology and Software Ltd («ZaazCRM», «nosotros») trata los datos personales en el servicio ZaazCRM y en el sitio zaazcrm.com. Se emite conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) de México y describe también los derechos de las personas de otros países de América Latina.

Las aplicaciones móviles tienen sus propias políticas, que siguen vigentes para ellas: apps ZaazCRM y ZaazCRM Chat, eliminación de cuenta en las apps y ZaazCRM Meet (en inglés).

El responsable de los datos personales que tratamos por cuenta propia es Zaaz Technology and Software Ltd, con domicilio en 105-111 West Broadway, Vancouver, BC V5Y 1P4, Canadá. Dudas y solicitudes sobre privacidad: privacy@zaaztech.com.

Esta distinción es importante, porque la mayor parte de los datos personales dentro de ZaazCRM no son nuestros.

• Su empresa es responsable de los datos de sus clientes. Cuando una empresa usa ZaazCRM, decide qué datos recaba de sus clientes, prospectos, empleados y proveedores, para qué, quién puede verlos y cuánto tiempo se conservan. En términos de la LFPDPPP, la empresa es el responsable y nosotros actuamos como su encargado.
• Nosotros somos responsables del servicio en sí: las cuentas de usuario que emitimos, la relación de facturación con la empresa y la seguridad de la plataforma donde están sus registros.

Si usted es cliente de una empresa que usa ZaazCRM y quiere acceder, rectificar o cancelar sus datos, contacte directamente a esa empresa: ella tiene los registros y decide sobre ellos. Le ayudaremos a responder, pero no podemos actuar sobre sus registros por iniciativa propia.

• Los registros de su empresa. Contactos, prospectos, casos, notas, cotizaciones, facturas, pagos, documentos y los demás módulos que su empresa configure. Son datos de su empresa; los almacenamos y tratamos para prestar el servicio y para nada más.
• Datos de cuenta. Nombre, correo electrónico de trabajo y rol de cada usuario que su empresa crea, y la contraseña que define, que se guarda en forma de hash y nunca legible.
• Datos de facturación. Los datos de la empresa y su historial de suscripción. Los datos de tarjeta se capturan directamente con nuestro procesador de pagos y nunca se guardan en nuestros servidores.
• Datos técnicos. Nuestros servidores registran información ordinaria de cada solicitud, como dirección IP, tipo de navegador, la página o recurso solicitado y la hora, que usamos para operar y proteger el servicio. ZaazCRM también lleva, dentro del entorno de cada empresa, una bitácora de quién creó, modificó, subió o descargó qué y cuándo.

No solicitamos datos personales sensibles para operar el servicio. Si su empresa decide registrar datos sensibles de sus propios clientes, lo hace como responsable y bajo sus propias obligaciones.

ZaazCRM puede conectar el correo de su empresa para que los mensajes aparezcan junto al contacto o caso correspondiente.

• Autorización. Al conectar un buzón de Outlook, Microsoft 365 o Gmail, usted inicia sesión directamente con Microsoft o Google y aprueba el acceso. Nunca vemos ni guardamos su contraseña de correo; solo recibimos los tokens de acceso que Microsoft o Google emiten, y los guardamos cifrados.
• Qué leemos. Mensajes de las carpetas que usted elija, dentro de un periodo reciente que su empresa configura, no todo el historial. De cada mensaje guardamos una copia en el entorno de su empresa: remitente y destinatarios, asunto, fecha, cuerpo y el nombre, tipo y tamaño de los adjuntos.
• Para qué. Mostrar su correo en ZaazCRM, vincularlo al contacto o caso correspondiente y enviar los mensajes que usted decida enviar. Nada más.
• Lo que nunca hacemos. No usamos el contenido de su buzón para publicidad, no lo vendemos, no lo compartimos fuera de los proveedores listados abajo y no lo usamos para entrenar, ajustar ni evaluar modelos de aprendizaje automático.
• Desconexión. Puede desconectar un buzón en cualquier momento, lo que detiene la sincronización y elimina las credenciales guardadas. También puede revocar el acceso desde la configuración de seguridad de su cuenta de Microsoft o Google. Los mensajes ya copiados siguen siendo registros de su empresa hasta que ella los elimine.

En Android, las notificaciones de las apps de ZaazCRM se entregan mediante Google Firebase Cloud Messaging. Una notificación puede incluir el nombre de quien envía y una vista previa breve del mensaje, y pasa por los servidores de Google para llegar a su dispositivo. Puede desactivar las notificaciones en la configuración de su dispositivo.

Tratamos los datos personales únicamente para finalidades necesarias para la relación con su empresa:

• Prestar, mantener y dar soporte al servicio ZaazCRM.
• Crear y administrar las cuentas de usuario.
• Facturar la suscripción y cobrar los pagos.
• Proteger la plataforma, prevenir abusos y atender incidentes de seguridad.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales y contables.

No usamos los datos con fines de mercadotecnia, publicidad o elaboración de perfiles, y no los vendemos ni los rentamos. Por ello no existen finalidades secundarias. Si en el futuro quisiéramos usarlos para una finalidad distinta, le pediríamos antes su consentimiento.

Los datos de producción de ZaazCRM se almacenan en servidores dedicados ubicados en Beauharnois, Quebec, Canadá, en una instalación de OVHcloud. Cada empresa recibe su propia base de datos, no una tabla compartida con una columna de cliente, de modo que los registros de una empresa no pueden devolverse a otra por una consulta equivocada.

Usamos un número reducido de proveedores para prestar el servicio. Actúan conforme a nuestras instrucciones y bajo obligaciones de confidencialidad. Conforme a la LFPDPPP, estas comunicaciones a encargados no requieren su consentimiento.

• OVHcloud: alojamiento en servidores dedicados en Canadá. Contiene todos los datos de la aplicación.
• SMTP2GO: entrega del correo que el servicio envía por cuenta propia, como avisos y restablecimiento de contraseñas. Recibe el contenido de esos mensajes y las direcciones de destino.
• Stripe: procesamiento de pagos de la suscripción. Recibe solo datos de facturación, nunca registros de clientes.
• Google Firebase Cloud Messaging: entrega de notificaciones en Android, como se describe arriba.

Al usar ZaazCRM desde México u otro país, sus datos se transfieren a Canadá y se almacenan allí. También podremos comunicar datos cuando lo exija la ley o una autoridad competente. No vendemos datos personales.

• El reconocimiento de texto en documentos, cuando se utiliza, se ejecuta en nuestra propia infraestructura en Canadá; los documentos no se envían a servicios externos de reconocimiento.
• La información guardada en ZaazCRM no se usa para entrenar, ajustar ni evaluar modelos de aprendizaje automático, ni por nosotros ni por terceros.
• ZaazCRM no envía los datos de los clientes de su empresa a proveedores externos de inteligencia artificial.

Si incorporamos una función que transmita datos fuera de nuestra infraestructura, lo indicaremos en una versión actualizada de este aviso y, cuando corresponda, será opcional.

• Todo el tráfico de la aplicación y de la API viaja cifrado con TLS; las solicitudes HTTP se redirigen a HTTPS y las interfaces administrativas no están expuestas públicamente.
• Las credenciales que guardamos por cuenta de su empresa (contraseñas de buzones, tokens de Microsoft y Google, llaves de almacenamiento y telefonía) se cifran dentro de la base de datos. Los registros de clientes no se cifran a nivel de aplicación; los protegen la separación y los controles de acceso descritos aquí y los controles del sistema operativo de los servidores.
• Las contraseñas de usuario se guardan en forma de hash, nunca legibles.
• Los permisos se asignan por rol y por módulo, de modo que cada persona ve solo lo que su rol requiere. Las sesiones caducan por inactividad y un administrador de la empresa puede cerrarlas.
• Nuestro acceso administrativo se limita a personal designado, con credenciales individuales, queda registrado y se revoca al cambiar de función o dejar la empresa.

Preferimos señalar nuestras limitaciones actuales a describir controles que no tenemos: la autenticación de múltiples factores todavía no está disponible en ZaazCRM y es un compromiso de nuestra hoja de ruta, y los servidores de producción no tienen cifrado de disco completo; los datos sensibles se protegen en la capa de aplicación y de base de datos.

Si confirmamos un incidente de seguridad que afecte los datos de una empresa, lo notificaremos a su contacto designado sin demora indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas siguientes a la confirmación, con los hechos conocidos, los tipos de datos involucrados y las medidas tomadas o previstas. Como la empresa es responsable de los datos de sus clientes, la decisión de avisar a los titulares afectados o a la autoridad le corresponde a ella; le daremos la información necesaria para hacerlo. Si la vulneración afecta de forma significativa los derechos de personas cuyos datos tratamos por cuenta propia, se lo informaremos de inmediato.

• La conservación la decide su empresa. Los registros se guardan mientras la empresa los necesite. No imponemos un plazo menor ni eliminamos registros automáticamente.
• Eliminación. Lo que un usuario elimina desaparece de la aplicación activa de inmediato. Puede permanecer en respaldos hasta que estos caduquen en su ciclo normal. A solicitud escrita confirmamos la eliminación por escrito.
• Exportación. Su empresa puede exportar sus datos en cualquier momento durante la suscripción. Al terminar, entregamos una exportación completa en un formato legible por máquina, sin costo. El plazo para recuperarla es de 30 días. Después, y a más tardar 90 días tras el cierre, los datos de la empresa, incluida cualquier copia de archivo hecha al cerrar la cuenta, se eliminan de los sistemas de producción, y de los respaldos conforme estos caducan. No conservamos un archivo de largo plazo de los datos de una empresa.

Aparte del servicio, zaazcrm.com recaba muy poco:

• Lo que usted nos envía. Si nos escribe por correo o por WhatsApp, recibimos los datos que decida compartir y los usamos para responderle.
• Registros del servidor. Información ordinaria de cada solicitud, usada para seguridad y diagnóstico.
• Cookie de idioma. Una sola cookie funcional, pll_language, recuerda si prefiere español o inglés.
• Recursos externos. Su navegador se conecta directamente a Google Fonts (Google LLC) y a jsDelivr para cargar tipografías y recursos del sitio, y les comparte su dirección IP y datos básicos del navegador.

Este sitio no usa cookies de analítica, publicidad o seguimiento.

Usted tiene derecho a Acceder a los datos personales que tenemos sobre usted, Rectificarlos si son inexactos o incompletos, Cancelarlos cuando considere que no se tratan adecuadamente o ya no son necesarios, y Oponerse a su tratamiento para fines específicos. También puede revocar su consentimiento o pedirnos limitar el uso o la divulgación de sus datos. Las personas de otros países tienen estos mismos derechos, además de los que les otorgue su legislación local.

Para los datos que una empresa guarda en su entorno de ZaazCRM, diríjase a esa empresa. Para los datos que tratamos por cuenta propia, como una cuenta de usuario o la relación de facturación, envíe un correo a privacy@zaaztech.com que incluya:

• su nombre completo y un correo electrónico para recibir la respuesta;
• copia de una identificación oficial (o, si actúa en representación de otra persona, el documento que acredite la representación);
• la descripción clara de los datos y del derecho que desea ejercer; y
• cualquier otro elemento que facilite la localización de sus datos.

Le responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles desde la recepción de una solicitud completa y, si resulta procedente, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Estos plazos podrán ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando se justifique. El ejercicio de los derechos es gratuito; solo podrán cobrarse costos razonables de reproducción o envío.

Si considera que sus derechos no han sido respetados, puede presentar una queja ante la autoridad mexicana de protección de datos personales o ante la autoridad de protección de datos de su país.

ZaazCRM es una herramienta de trabajo para personas adultas y no está dirigida a menores de edad.

Podemos actualizar este aviso. Publicaremos los cambios en esta página con una nueva fecha de «Última actualización» y avisaremos directamente a las empresas suscritas de cualquier cambio que las afecte de forma importante.

Zaaz Technology and Software Ltd
Correo: privacy@zaaztech.com
Sitio web: zaazcrm.com